スマホのメールやカレンダー、メモアプリにメモして、仕事の効率を上げよう！
- メールやスマホのメモアプリでメモをするメリット・デメリットを知りたい方
- 新卒で紙のみにメモをしていこうと考えている方
- 仕事で忘れ事が多く、取引先や上司とトラブルが多いと感じる方
- 新人がスマホにメモをする理由が知りたい方
こんにちは！光ノタイシです。
今回は、仕事のメモはスマホのメールかメモ機能をおすすめする理由について書いていこうと思います。
あなたは上司や先輩、取引先の方とやり取りしている際にどのようにメモをしていますか？
私は入社当初先輩から
高いノートを買えば、もったいないと思って意地でも使うようになる！
だからメモは高いノートにしろ！
とアドバイスをいただいて、4,000円以上もする紙のノートを購入して半年間、そのノートにメモしていました。でも、やめちゃったんです。
なぜ半年間でやめたかというと、私が「大金払おうが安かろうが、使うのが面倒くさいものは使わなくなる」人間だったのもあるのですが、紙のノートで下記のようなことに困っていたからです。
- ノート出して、ペン出して、カバンを置いて、新しいページ開いて、写真撮らなきゃいけないときはノート一旦閉じてスマホ取り出して・・・とにかく動作が多い
- 1～2か月等、時間が経ってメモを見返したいときに、見返したい箇所がすぐ見つからない
- メモしたことをメール等で共有したいとき、1からメールに打ち込むことになる
もしあなたが紙にメモをしているのであれば、共感できる項目もあったかと思います。
上記のように考えていた私は何にメモをしだしたのか。
表題の通り、私は全てスマホにメモをするようにしました。
スマホにメモをするようになった私は、高齢の方に多少嫌な顔をされながらも、紙にメモした時よりも明らかに仕事の効率が上がったと感じました。
スマホにメモをする際に、私は下記の基準でアプリを使い分けていました。
最初はうまく使えないかもしれませんが、スマホにメモをすれば後々その便利さに気が付くはずです。
ここからはスマホにメモをするメリットをご紹介します。
仕事のメモはスマホにすることをおすすめする理由
検索機能が使える
あれ？当たり前じゃん。そんな風に思う方もいると思います。
その通り。当たり前です。
しかし、この「ほしい情報が検索で出てくる便利さ」が、スマホにメモをする最大のメリットといえるでしょう。
〇か月前使ってた資料どこに保管してたっけ・・・紙しかなかったからなかなか見つからない・・・
なんてこと、あなたも経験したことありませんか？
メモでも「うわー○○社の担当者の名前なんだったっけー・・・今更必要になったのにどこにメモしたかわからねー・・・」みたいなこともあるかと思います。
そんなことがないよう、常日頃からスマホにメモしていれば、思い当たるアプリにキーワード検索をかければ、すぐほしいメモが出てきます。
そのためにはメモをデータとして残し続けることが大事です。
最悪紙で雑にメモして、時間がある際にメール等にまとめなおすことをお勧めします。
手直しがしやすく、メール等で共有しやすい
メール等でメモをしていれば、いざ同じ部署の方にもメモしたものについて補足・共有する際にもすごく便利です。
私の会社の場合では日報や議事録がメールでの共有でよかった時期があったので、その時はメモをコピペ➡手直しで共有していました。
また、ただのメモとは違うのですが、「メールで共有する」の延長で、
緊急で大事なやり取りを電話でした後すぐメールに打ち直して相手方に送るようにしましょう。
こうすることによって、電話のやり取りを時間が経っても後で確認することができます。
もし自分の認識が相手方と違っていても、メールを見た相手方から指摘してもらえて、お互いに認識の齟齬をすぐに修正することが可能になります。
この作業を怠ってしまうと、後々問題が発生した際、文言で残っていない電話での内容に不備があったのではないかと責められてしまうことがあります。（私は経験しました。）
普段からメールにメモする癖がついていれば、緊急時でも文面に残すことを意識することが出来て、余計な問題を抱えなくて済みます。
自分の身を守るためにも、電話だけで済まさずメールに残す癖をつけるようにしましょう。
文体が一定なので、読めないということがない
これは特に文字のきれいさに自信がない方はメリットになると思うのですが、時間が経って見直した時、読めないということがないです。
急いで紙にメモを取った後見直してみると、これなんて読むんだ？？？となってしまうこともあると思います。
スマホでメモすればそのような問題は発生しないので、メモとしての機能が高いと思います。
紙にメモをするよりも自由度は低くなってしまいますが、自分ルールでわかりやすくメモすれば問題なく慣れていくでしょう。
スマホでメモするときは必ずオウム返しを行うこと！
会話の基本としてよく、「相手の言ったことをオウム返しする」という技法が紹介されていると思います。
これはスマホでメモする際には必ず行ってください。
正直年配の方はスマホでメモする姿にいい印象は持たないと思います。
ですが、オウム返しを行いながらメモすることによって、「話は聞いている」という印象を与えることができます。
例えば、取引先から会社紹介をしていただいているような状況であれば、
弊社は○○という分野で国内シェアNo.1の実績があります。
シェアNo.1ですか・・・！すごいですね！
のような感じです。
「話を聞いている」という印象を与えるのはものすごく重要なことです。これがあるのとないのとでは今後の自分の印象が大きく変わるといっても過言ではないと思います。
試行錯誤を繰り返して、自分だけのメモルールを構築しよう！
入社してすぐは正直「すべての内容をメモすべき！」と言いたいのですが、さすがにそれではメモに時間を取られて他の仕事が滞ってしまうでしょう。
あなたの職業によってメモすべき内容は変わります。
上司や先輩が強調しているところ、初めて聞く単語等など、何度もメモをし、試行錯誤することによって、あなただけのメモルールを構築していってください。
ちなみに私のメモルールの一部をご紹介します。初めの3つは上にも書いている分と同じです。
あくまでこれは私のメモルールの一部です。参考程度になれば幸いです。
また、それでもメモのノウハウを早めに習得したいということであれば、本で知恵を得ることもアリだと思います。
少なからずあなたが社会人として成長する手助けとなるでしょう。
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